Outlook לא מסתנכרן? הפרדה בין קובץ מקומי, חשבון ושרת

לפני שנוגעים בהגדרה כלשהי, בודקים את אותו חשבון ממקום אחר:

• מהטלפון או מהדפדפן: המיילים זורמים שם? החשבון והשרת תקינים — הבעיה ב-Outlook של המחשב, וכל המדריך הזה רלוונטי.
• לא זורמים באף מקום: החשד עובר לחשבון עצמו (סיסמה, חסימה, שרת) — ואז מתחילים בדף החשבון של הספק, לא ב-Outlook.
• זורם בטלפון ונתקע רק ב-Outlook של הנייד/המחשב: כיוון מקומי מובהק — ממשיכים כאן.

בפס התחתון של Outlook מופיע הכיתוב "עובד במצב לא מקוון"? זהו מתג שמנתק בכוונה את הסנכרון — והוא נדלק בקלות בטעות (קיצור מקשים, או מצב טיסה של Windows ש-Outlook מכבד). לוחצים עליו בחזרה, או על "עבוד במצב מקוון" בלשונית שליחה/קבלה — וממתינים לסנכרון הראשון.

כשסיסמת החשבון השתנתפה — בדפדפן, בטלפון, או בדרישת ארגון — Outlook עשוי להמשיך לנסות את הישנה בלי לבקש חדשה בבירור. התוצאה: סנכרון ש"לא קורה", לעיתים עם הודעת "נדרשת סיסמה" חבויה בפס. הבדיקה:

• מחפשים את בקשת הסיסמה: חלון קופץ, או צלמית צהובה ליד שם החשבון בהגדרות החשבון של Outlook.
• אם החשבון מוגן באימות דו-שלבי — ייתכן שנדרש להזין את הקוד החד-פעמי פעם אחת כדי לחדש את האישור.
• בחשבונות עבודה עם אימות מודרני — לעיתים מספיקה התנתקות-התחברות מחדש מהחשבון ב-Windows כדי לרענן את האישור.

חשבונות Exchange/365 שומרים עותק מקומי של הדואר בקובץ OST — מעין מטמון מסונכרן. כשהוא נתקע או נפגע, Outlook מציג שגיאות שליחה/קבלה חוזרות גם כשהחשבון תקין.

הטיפול המסודר

בדיקת מצב הסנכרון

שגיאות חוזרות באותו קוד, או תיקיית "הדואר היוצא" שתקועה — סימנים קלאסיים של OST בעייתי.

סגירת Outlook ויצירת OST חדש

מחיקת קובץ ה-OST (או שינוי שמו) עם Outlook סגור — בפתיחה הבאה הוא ייבנה מחדש מהשרת. בחשבונות מסונכרנים זו פעולה בטוחה יחסית, כי המקור הוא השרת.

יוצאי דופן: קבצי PST

ארכיונים אישיים (PST) אינם מסונכרנים עם שרת — אותם מגבים לפני כל פעולה. מחיקת PST ללא גיבוי היא מחיקת דואר.

בניית פרופיל Outlook מחדש פותרת הגדרות פגומות עמוקות — אבל גם מאפסת חתימות, כללים ותיקיות מקומיות. זהו צעד שלישי, אחרי שנשללו מצב לא-מקוון, אימות ו-OST. בונים פרופיל חדש לצד הישן (לא במקומו), מוודאים שהסנכרון חי, ורק אז עוברים אליו — עם גיבוי לכל מה שמקומי.